Inkoop Publiek

Lees meer

Beleidsadvisering

Lees meer

Terugblik: 6 hete hangijzers bij infrastructuur-aanbestedingen

13-03-2018

Het is geen geheim dat veel aanbestedingen in de infrastructuur stroef verlopen. Hoewel partijen zoals Rijkswaterstaat vol inzetten op een betere samenwerking met de markt, blijft er wantrouwen bestaan tussen opdrachtgever en -nemer. Daarbij wordt er volgens verschillende juristen veel afgeweken van de standaard contractvorm UAV-GC. Met als gevolg dat risico’s te pas en te onpas op het bordje van de opdrachtnemer worden gelegd. Dit was één van de onderwerpen waarover vijf experts 22 februari spraken tijdens AanbestedingsCafé LIVE powered by Adjust.

Ruim 60 deelnemers luisterden, onder het genot van een drankje en een hapje, naar Max van Heijst (Coördinator Inkoop & Contract van Rijkswaterstaat), Joris Schillemans (Manager Partnerships van Volkerwessels), Annerieke van der Linde (Aanbestedingsjurist bij Movares), Johan Arends (Senior Inkoopadviseur bij HHNK) en Gijs Verberne (Advocaat bij Van Doorne). Zij spraken over zes prangende stellingen:

Stelling 1: Het afwijken van de spelregels van UAV-GC gebeurt te snel

Aanbestedende diensten wijken op grote schaal af van de regels van de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC). Met conflicten, juridisch getouwtrek en soms zelfs dreigende faillissementen tot gevolg. Dat beaamt Gijs Verberne. Hij benadrukt echter wel dat afwijken mag, mits het gemotiveerd wordt. De Commissie van Aanbestedingsexperts heeft adviezen gepubliceerd, waaruit geconcludeerd kan worden dat de motivatie nog wel eens tekortschiet. Risico’s worden op de opdrachtnemer overgedragen, zonder goede reden, ziet Verberne. Joris Schillemans voegt daaraan toe dat je die risico’s niet altijd kunt doorberekenen in de prijs, omdat je jezelf anders uit de markt prijst. Annerieke van der Linde voegt daaraan toe: “Heel veel slimme mensen hebben gedebatteerd toen de UAV-GC tot stand kwam. Dat was het moment om van je te laten horen als je het niet met de inhoud eens was.”

Stelling 2: Bij de inrichting van de aanbestedingsprocedure is er weinig oog voor de tenderkosten van inschrijvers

Een veelgehoorde klacht is dat opdrachtgevers te weinig oog hebben voor de tenderkosten van inschrijvers. De opdrachtgevers aan tafel zijn het hier niet mee eens, hoewel Schillemans van Volkerwessels aangeeft dat zijn bedrijf altijd over het bedrag heen gaat dat Rijkswaterstaat vergoed. Het is nooit een volledige vergoeding voor de tenderkosten. Begrijpelijk, vinden een aantal aanwezigen. Zo’n volledige vergoeding zou namelijk ook een prikkel kunnen zijn om nóg meer werk te maken van de inschrijving of zelfs om van tenders een businessmodel te maken. Arends (HHNK) voegt hieraan toe dat het niet alleen om de vergoeding moet gaan, maar dat opdrachtgevers ook moeten kijken naar de obstakels in het inschrijfproces en de bijbehorende formulieren. Er is toch wel wat anders te verzinnen om onderscheid aan te brengen tussen inschrijvers, dan weer een plan van aanpak?

Stelling 3: Vertrouwen in het oplossend vermogen van de markt (bijvoorbeeld d.m.v. plan, design en construct contracten) moet aangewakkerd worden

“De opdrachtgever moet vertrouwen hebben in het oplossend vermogen van de markt. Bij de leukste projecten is wederzijds vertrouwen. Ook als je een foutje maakt, los je het in het kader van ‘best for project’ samen op”, stelt Van der Linde (Movares). Verberne (Van Doorne) haakt hierop in door te stellen dat je geen vertrouwen krijgt door te ‘durven’, maar door te valideren. “Om het vertrouwen te vergroten, moet je aan de markt vragen: ‘Heeft u dit al vaker gedaan? Hoe heeft u dit aangepakt?’. Zo neem je gevalideerd beslissingen.” Ook geeft de advocaat aan dat hij succesvolle projecten heeft meegemaakt, waar de opdrachtnemer en opdrachtgever elkaar niet mochten. “Het evenwicht moet vaststaan tijdens het project. Het moet duidelijk zijn waar de verantwoordelijkheden liggen. Als dit gaat schuiven, dan gaan het mis.”

Stelling 4: Een bouwteam is bij uitstek de contractvorm om faalkosten bij marktpartijen te verminderen

Bij een bouwteam wordt er meer samengewerkt tussen de verschillende partijen. Naast een aannemer en opdrachtgever kunnen ook een architect, een raadgevend ingenieur of een installatiebedrijf deel uitmaken van een bouwteam om een voorontwerp verder uit te werken. Een bouwteam is een manier om uitvoeringskennis vroegtijdig in het ontwerpproces in te brengen. De partijen aan tafel stellen dat het vroeg betrekken van marktpartijen zeker kan helpen om faalkosten te verminderen. Of dit in de vorm van een bouwteam ‘bij uitstek dé contractvorm’ is, valt te bezien. Van der Linde (Movares): “Ik merk dat het bouwteam in opmars is, maar niet altijd vanwege de goede redenen. Vaak weet de opdrachtgever niet precies wat hij wil, denkt hij dat het geld bespaart en wordt er dan maar een bouwteam neergezet. Dat vind ik niet de juiste overwegingen.”

Stelling 5: Systeemgerichte contractbeheersing levert een te beperkte bijdrage aan de beheersing van het contract

Met systeemgerichte contractbeheersing houdt de opdrachtgever op afstand controle en toezicht op het werk dat een leverancier uitvoert. Daarbij krijgt de leverancier de vrijheid om zelf de kwaliteit van het product te toetsen. De opdrachtgever ziet toe op de voorbereiding en uitvoering van het project via een serie van systeem- en procesaudits. Deze zijn erop gericht om te kunnen aantonen dat het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer goed functioneert en de interactie met de opdrachtgever soepel verloopt. Met behulp van steekproefsgewijze producttoetsen controleert opdrachtgever of de systeem- en procesaudits de kwaliteit van het (deel)product voldoende borgen. Dit is echter geen holy grail, besluiten de panelleden. Het is een instrument waar je voor een deel op kunt steunen en mits goed ingezet kan het bijdragen aan goede contractbeheersing.

Stelling 6: Zowel de overheid als de markt hebben nog steeds moeite met het uitvoeren van functioneel gespecificeerde contracten

Bij functioneel specificeren beschrijft de aanbesteder de eisen waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen, zonder dat de vrijheid van de leveranciers hiermee wordt ingeperkt om met innovatieve ideeën te komen. De panelleden komen tot de conclusie dat overheden meer moeite hebben met functioneel gespecificeerde contracten dan marktpartijen. Dit gaat vooral over het stukje ‘loslaten’. Functioneel betekent volgens Verberne (Van Doorne) vaak ook ‘niet goed doorgedacht’. Denk goed na wat je wilt en welk contract daar goed bij past.